Cum să emiți primele facturi rapid și fără erori: ghid pas cu pas

Read Time:5 Minute, 2 Second

Ești la început de drum și trebuie să emiți prima factură? Poate pare un pas mic, dar este unul esențial pentru credibilitatea și profesionalismul afacerii tale. Fie că ești freelancer, ai un magazin online sau tocmai ai înființat o firmă, emiterea corectă a facturilor este o responsabilitate legală – dar și o oportunitate de a-ți organiza mai bine activitatea.

Vestea bună e că nu trebuie să fii expert în contabilitate pentru a emite o factură corectă și completă. Cu puțină claritate și instrumentele potrivite, poți face totul rapid, fără stres și – cel mai important – fără greșeli.

Ce trebuie să conțină o factură corectă: elementele de bază

O factură validă trebuie să includă următoarele informații:

Seria și numărul facturii: fiecare factură trebuie să aibă un identificator unic, stabilit conform procedurilor interne ale companiei.
Data emiterii: ziua în care factura este emisă.
Data încasării unui avans (dacă este cazul): dacă data încasării avansului diferă de data emiterii facturii, aceasta trebuie specificată.
Informațiile furnizorului: numele, adresa și codul de înregistrare fiscală ale companiei care emite factura.
Informațiile clientului: numele, adresa și codul de înregistrare fiscală ale beneficiarului bunurilor sau serviciilor.
Descrierea bunurilor sau serviciilor: denumirea și cantitatea bunurilor livrate sau a serviciilor prestate.
Valoarea fără TVA: prețul total al bunurilor sau serviciilor, fără a include taxa pe valoarea adăugată.
Cota de TVA aplicabilă: procentul TVA aplicat sau mențiunea corespunzătoare în cazul scutirilor (de exemplu, „scutit cu drept de deducere”).
Valoarea TVA: suma taxei pe valoarea adăugată aferentă operațiunilor taxabile.

În plus, conform Legii societăților comerciale nr. 31/1990, factura trebuie să includă:

Sediul social al companiei: pentru firmele cu puncte de lucru, se menționează atât adresa sediului social, cât și cea a punctului de lucru.
Capitalul social: pentru SRL-uri, se specifică capitalul social, iar pentru SA și societățile în comandită pe acțiuni, capitalul subscris și vărsat.
Numărul de înregistrare la Registrul Comerțului: identificatorul unic al companiei înregistrat la Registrul Comerțului.
Asigurându-te că toate aceste elemente sunt prezente pe facturile emise, vei menține conformitatea cu legislația și vei facilita procesele contabile și fiscale ale afacerii tale.

Ce pași urmezi pentru a emite o factură completă și fără greșeli

Emiterea unei facturi corecte și conforme poate părea complicată la început, dar urmând câțiva pași simpli și utilizând un program de facturare adecvat, procesul devine rapid și lipsit de erori. Iată cum poți proceda:

Alege un program de facturare potrivit: optează pentru o soluție software care să îți simplifice munca și să asigure conformitatea cu legislația în vigoare. Un astfel de program îți permite să emiți facturi rapid, să gestionezi clienții și produsele eficient și să automatizezi calculele necesare.
Configurează datele companiei tale: după selectarea programului, completează informațiile firmei tale, precum denumirea, adresa, codul fiscal și contul bancar. Aceste detalii vor fi incluse automat pe fiecare factură emisă, economisindu-ți timp și reducând riscul de greșeli.
Adaugă clienții și produsele/serviciile: introdu datele clienților și creează o listă cu produsele sau serviciile oferite. Multe programe de facturare permit importul acestor informații din fișiere existente sau chiar preluarea automată a datelor firmelor din baze de date publice, facilitând procesul.
Emite factura: selectează clientul, alege produsele sau serviciile prestate și cantitățile corespunzătoare. Programul va calcula automat totalul, va aplica TVA-ul și va genera factura conform cerințelor legale. Asigură-te că toate informațiile sunt corecte înainte de a finaliza documentul.
Trimite factura către client: după emitere, poți expedia factura direct din program prin e-mail sau o poți descărca pentru a o trimite prin alte mijloace. Unele soluții software oferă și opțiunea de a transmite facturile în format electronic către autoritățile fiscale, conform reglementărilor locale.
Utilizarea unui program de facturare nu doar că îți ușurează munca, dar și minimizează riscul de erori, asigurând totodată respectarea legislației fiscale. În plus, ai acces la rapoarte și statistici care te ajută să monitorizezi performanța afacerii tale și să iei decizii informate.

Cum te poate ajuta digitalizarea să economisești timp și să eviți erorile

Iată cum implementarea unui program de facturare online poate transforma modul în care îți gestionezi afacerea:

Emiterea rapidă a documentelor: cu un astfel de program, poți genera e-Facturi, chitanțe, avize sau proforme instantaneu, economisind timp prețios și reducând efortul administrativ.
Reducerea erorilor umane: automatizarea calculelor și preluarea automată a datelor clienților de pe internet minimizează riscul greșelilor, asigurând corectitudinea documentelor emise.
Accesibilitate și mobilitate: aplicațiile mobile dedicate îți permit să emiți și să gestionezi facturile de oriunde, oferindu-ți flexibilitatea necesară într-un mediu de afaceri dinamic.
Conformitate legislativă: un program actualizat constant în conformitate cu reglementările fiscale în vigoare te ajută să rămâi mereu în legalitate, fără efort suplimentar.
Integrare cu alte sisteme: posibilitatea de a conecta programul de facturare cu alte soluții software utilizate în companie facilitează un flux de lucru coerent și eficient.
Adoptând digitalizarea în procesul de facturare, nu doar că economisești timp și reduci erorile, dar îți și îmbunătățești considerabil gestionarea financiară a afacerii, permițându-ți să te concentrezi pe dezvoltarea acesteia.

Emiterea facturilor nu trebuie să fie un proces complicat sau stresant, mai ales dacă pornești cu dreptul. Cu o înțelegere clară a elementelor obligatorii, o metodă pas cu pas și un program de facturare bine ales, te poți asigura că totul decurge simplu, legal și fără bătăi de cap.

Digitalizarea vine cu beneficii clare: economie de timp, reducerea erorilor și un control mai bun asupra activității tale. În loc să te pierzi în hârtii și tabele, poți avea totul într-un singur loc, organizat și gata de acțiune. Iar asta îți dă exact ce ai nevoie la început de drum: încredere, eficiență și timp pentru a-ți construi afacerea.